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Como planejar a alimentação para o seu evento

Como planejar a alimentação para o seu evento

A alimentação em eventos sempre é um assunto delicado e crucial. Errar na escolha pode prejudicar todo o desempenho do organizador do evento. Para te ajudar nessa tarefa, temos algumas dicas importantes para você acertar nessa escolha tão importante para o sucesso do seu evento.

Estime o número de participantes

Inicie com o cálculo estimado do público que estará no evento. Isso é fundamental para não errar no planejamento da quantidade de comida e bebida ofertada. As redes sociais são cruciais para ajudar nessas estimativas: crie eventos no Facebook, desperte o interesse com Stories no Instagram e use da sua rede de contatos. Eles lhe darão um número estimado de pessoas interessadas no seu evento.

Uma alternativa para o cálculo de participantes é a venda antecipada de ingressos online. Mais do que garantir descontos, ela serve para lhe ajudar na organização do evento, seja para cálculo da comida, para segurança, número de banheiros, bem como iluminação e estrutura física.

Conheça o seu público

Outra dica importante é conhecer o público que estará presente no seu evento. Entenda as suas necessidades e esteja ligado nas tendências de comidas e bebidas na indústria de eventos. Idade do público, região do evento e estação do ano influenciam diretamente na escolha do cardápio. Público jovem vai preferir lanches rápidos e petiscos; já um público mais adulto, terá preferência por alimentação um pouco mais saudável e balanceada.

Horário e duração do evento também são fundamentais para o cálculo da comida. Eventos que ocorrem de manhã exigem alimentos ligados ao café da manhã (sanduíches, frutas, bolos, sucos, café, etc). Eventos que duram um dia inteiro exigem mais atenção, já que as pessoas passarão o dia todo no mesmo ambiente. Importante disponibilizar, além dos famosos coffees breaks, frutas, bolachas e bebidas (água e café) ao longo do dia.

Considere o tipo de evento

O tipo de evento também impacta diretamente neste cálculo. Se as pessoas ficarão circulando pelos estandes e palestras, a tendência é que comam mais; pessoas sentadas sentirão menos fome. Público masculino e feminino também tem suas diferenças. Enquanto parte dos homens prefere carnes e sanduíches, mulheres tendem a preferir alimentos mais leves. Lembramos que tudo depende do público em geral do seu evento e das tendências em alimentação desses grupos.

Tenha opções variadas

Não esqueça de ter as mais variadas opções em alimentação, principalmente em eventos de grande porte. Alimentos vegetarianos/veganos, saudáveis e fit são muito bem vistos pelo público em geral e devem estar no cardápio do seu evento. Ofereça também alimentos sem glúten e lactose.

Uma outra opção para eventos de grande porte é praça de alimentação. Com a praça de alimentação você não precisa se preocupar diretamente com a alimentação, porém deve fazer a seleção de fornecedores com critérios rigorosos e ter opções para agradar todos os públicos. Lembre-se de ter mesas e cadeiras suficientes para os horários de grande movimento, bem como disponibilizar lixeiras e manter o local limpo. Oriente os fornecedores para que tenham suprimentos suficientes para atender o público com qualidade.

Não esqueça de somar o valor da alimentação no ingresso caso não ofereça praça de alimentação. Mais vale ter inscrição de valor elevado e oferecer uma boa alimentação, do que pecar neste item importante.

Utilize um app para comunicar o cardápio do evento

Outra sugestão que deixamos para você aumentar o nível de satisfação dos participantes é anunciar previamente o cardápio do evento. As pessoas gostam de saber com certa antecedência sobre o que será servido, para que possam se programar, em caso de restrições alimentares. Você pode utilizar o Eventelis através do nosso aplicativo para gestão de eventos e deixar seus participantes por dentro de tudo que acontecerá no seu evento. Notifique todos sobre alimentação, horários de coffee break e todas atualizações nas informações do evento.

 

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