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Como planificar la alimentación para su evento

Como planificar la alimentación para su evento

La alimentación en eventos siempre es un asunto delicado y crucial. Las malas elecciones pueden afectar el rendimiento del organizador. Para ayudarte con esta tarea, tenemos algunos consejos importantes para hacer las elecciones correctas para el éxito de su evento.

Estimar el número de participantes

Comience con un cálculo de la audiencia estimada que estará en el evento. Esto es clave para no equivocarse en la cantidad planificada de comida y bebida. Las redes sociales son cruciales para ayudar con estas estimaciones: cree eventos en Facebook, despierte el interés con Historias en Instagram y use su red de contactos. Te darán un número estimado de personas interesadas en tu evento.

Una alternativa al cálculo de los participantes es la venta de boletos en línea con anticipación. Más que asegurar descuentos, sirve para ayudarlo a organizar el evento, ya sea para el cálculo de alimentos, para la seguridad, el número de baños, así como para la iluminación y la estructura física.

Conoce a tu audiencia

Otro consejo importante es conocer la audiencia que estará presente en su evento. Comprenda sus necesidades y conéctese a las tendencias de alimentos y bebidas en la industria de eventos. La edad promedio de los asistentes, la región del evento y la temporada del año influyen directamente en la elección del menú. Los jóvenes preferirán bocadillos rápidos, mientras que un público más adulto, preferirá una dieta un poco más saludable y más equilibrada.

El tiempo y la duración del evento también son fundamentales para el cálculo de los alimentos. Los eventos que ocurren en la mañana requieren alimentos relacionados con el desayuno (sándwiches, frutas, pasteles, jugos, café, etc.). Los eventos que duran todo un día requieren más atención, ya que las personas pasarán todo el día en el mismo entorno. Además de los coffees breaks habituales, es importante ofrecer frutas, galletas y bebidas (agua y café) durante todo el día.

Considere el tipo de evento

El tipo de evento también impacta directamente en este cálculo. Si las personas recorren stands y conferencias, tienden a comer más; la gente que permanece sentada se sentirá menos hambrienta. Las audiencias masculinas y femeninas también tienen sus diferencias. Mientras que algunos hombres prefieren filetes y sándwiches, las mujeres tienden a preferir los alimentos más ligeros. Recuerde que todo depende del público en general de su evento y de las tendencias de alimentación de estos grupos.

Tenga opciones variadas

No olvide tener las más variadas opciones en comida, especialmente en grandes eventos. Los alimentos vegetarianos / veganos, saludables y fit son vistos muy bien por el público en general y deben estar en el menú de su evento. También ofrecen opciones sin gluten y sin lácteos.

Otra opción para grandes eventos es el patio de comidas. Con el patio de comidas no tiene que preocuparse directamente por la comida, sin embargo, debe hacer la selección de proveedores con criterios estrictos y tener opciones para complacer a todos los asistentes. Recuerde tener suficientes mesas y sillas para los horarios ocupados, así como poner a disposición contenedores y mantener el lugar limpio. Guíe a los proveedores para que tengan suficientes suministros para servir a la audiencia con calidad.


Recuerde que debe agregar el valor de la comida y bebida al precio del boleto si no ofrece un patio de comidas. Es mejor tener un precio de boleto más alto y ofrecer una buena comida que perder este importante artículo.

Use un aplicativo para comunicar el menú del evento

Otra sugerencia que tenemos para aumentar el nivel de satisfacción de los participantes es anunciar previamente el menú del evento. A las personas les gusta saber de antemano qué se servirá, para que puedan planearse en caso de restricciones alimentarias. Puede utilizar nuestra aplicación de gestión de eventos Eventelis para que sus asistentes conozcan todo lo que sucede en su evento. Notifíqueles sobre la comida, los horarios de descanso y las actualizaciones de información de su evento.

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