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El secreto para elaborar una buena encuesta de satisfacción del evento

El secreto para elaborar una buena encuesta de satisfacción del evento

Es muy importante conocer la opinión de sus participantes para construir la mejor experiencia que merecen y recordarán para siempre. Con eso en mente, desarrollamos este contenido sobre encuestas de retroalimentación y cómo usar esta poderosa herramienta para recopilar comentarios de los participantes y crear mejores eventos.

Hay varios tipos de eventos y la encuesta se adaptará a cada uno de ellos. Conocer la personalidad de su participante es clave para comunicarse mejor con ellos y extraer la información necesaria para ayudarlo a mejorar las próximas ediciones de su evento.

Feedback Wall de TheDevConf POA 2018

Elaborando las preguntas

Lo más importante es comenzar definiendo los objetivos que se deben alcanzar con la encuesta, estos pueden ser 1 o 2 objetivos principales seguidos por algunos menos importantes. No recomendamos que tenga más de 5 objetivos en una sola encuesta, ya que esto puede alargar y reducir la eficacia del resultado.

Los cuestionarios pueden tener preguntas cerradas (escala de 1 a 5, por ejemplo) o respuestas abiertas, donde el participante escribe sus propios comentarios. Las respuestas cerradas son más fáciles de compilar, pero las respuestas abiertas son más ricas en información, por lo que depende de usted determinar qué se ajusta mejor a sus necesidades. Los más utilizados son los cuestionarios con los dos tipos de preguntas.

Las preguntas deben ser objetivas y claras, para no tener doble interpretación. Concéntrese en lo que quiere saber, en lo que funciona y acepte las críticas; son puntos de mejora para los próximos eventos.

Estructure su encuesta para que las primeras preguntas sean fáciles de responder e involucren al participante. Pregunte cuánto le gusta al participante el tema del evento, por ejemplo. Luego haga las preguntas que sean más relevantes para su objetivo. Si es necesario, deje las cuestiones demográficas como la edad y la ocupación como la última parte.

Foto por Glenn Carstens-Peters en Unsplash

Recopilación de comentarios de los participantes

La encuesta se puede enviar después del evento o después de alguna etapa específica del evento, por ejemplo, si su evento es un evento de cuatro días, puede solicitar comentarios todos los días, reduciendo el número de preguntas y recopilando comentarios sobre temas específicos de cada día del evento. Otra posibilidad es utilizar un sistema de comentarios que esté disponible durante todo el evento y que permita la interacción de los participantes, como es el caso del Feedback Wall utilizado en TheDevConf y que es la portada de esta publicación. Lo importante es estudiar la persona de su participante y comprender experiencias pasadas o eventos similares para elegir la mejor herramienta.

Hay varios canales que puede utilizar para aplicar su encuesta de comentarios. Uno de los más conocidos es a través de papel o correo electrónico. Los formularios en papel aumentan mucho el trabajo del equipo del evento y permiten un mayor margen de errores, por otro lado, el correo electrónico reduce considerablemente el trabajo pero tiene un índice de participación bajo de los participantes. Una alternativa de estas dos opciones y que ha dado excelentes resultados es utilizar una aplicación móvil para eventos, con ella puede tener múltiples encuestas, calcular los resultados en tiempo real para facilitar el trabajo del equipo del evento e incluso enviar notificaciones push dirigidas solo a quién aún no ha respondido a la encuesta.

Anime al participante a responder la encuesta


Si es posible, recompense a las personas que llenen la encuesta para aumentar el número de respuestas. Algunas ideas interesantes y de bajo costo son:

  • Un regalo exclusivo como bolígrafo, taza o camiseta
  • Un cupón de descuento de un patrocinador o expositor
  • Acceso a contenidos exclusivos del evento
  • Descuento en la inscripción para la próxima edición del evento

Preguntas de muestra para su encuesta de satisfacción del evento

Respuestas abiertas:

  • ¿Cuales fueron los puntos fuertes del evento? Y los débiles?
  • ¿Tiene contenido o referencias de oradores para la próxima edición del evento?
  • ¿Qué hubieras hecho diferente en el evento?
  • ¿Alguna sugerencia para mejorar?
  • ¿Participarías en la próxima edición?
  • ¿Recomendarías este evento a un amigo?

Respuestas cerradas (Desde 1 muy malo hasta 5 muy bueno)

  • ¿La fecha fue adecuada?
  • ¿La duración del evento fue suficiente para el contenido enviado?
  • ¿Encontraste fácilmente la ubicación del evento?
  • ¿El sitio era adecuado para el evento?
  • ¿La aplicación móvil satisfizo sus necesidades?
  • ¿Estuvo buena la comida?
  • ¿Los temas fueron de interés?
  • ¿Contribuyó el contenido a su crecimiento personal o profesional?
  • ¿Los oradores dominaron el tema?
  • ¿Fue bueno el trabajo en red?
  • ¿Cual fue el costo-beneficio?

Esperamos haberle ayudado a estructurar y planificar mejor su encuesta de comentarios y permitirle evaluar mejor el desempeño del evento. Este es uno de los elementos clave para involucrar aún más al participante con su evento y dejar que sea parte de la mejora continua que transformará su evento en una plataforma exitosa. Cuente con la ayuda de Eventelis para llevar a cabo su encuesta y mejorar la planificación y la gestión de su evento.

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